Отслеживание перемещений выездного персонала упрощает рабочий процесс и для самого сотрудника, и для работодателя, и для клиента. Персоналу не нужно детально отчитываться за рабочий день, руководство может объективно оценить эффективность работы, а клиент — получить информацию о точном времени визита. Проводить контроль мобильных сотрудников и отслеживать передвижения можно с телефона, планшета или компьютера, для этого достаточно зайти в личный кабинет.
Мобильный контроль сотрудников необходим компании, если:
- часть или все сотрудники работают вне офиса;
- важно исключить решение личных дел в рабочее время;
- требуется отслеживать пробег транспорта и расход ГСМ;
- необходимо следить за качеством обслуживания клиентов;
- есть потребность оптимизировать рабочий процесс и упростить передачу задач сотрудникам.
Отслеживаем сотрудников с помощью их смартфонов
Для того, чтобы отслеживать перемещение мобильных сотрудников, удобнее использовать его рабочий смартфон или планшет, работающий на операционной системе Android или iOS. Для этого нужно установить на его устройство приложение X-GPS Трекер. Оно задействует службы геолокации мобильного устройства, интеллектуально адаптируясь к режиму передвижения сотрудника: пешком или на автомобиле.
Для получения координат применяются спутниковые сети GPS и Глонасс, а в условиях города используется дополнительная ориентация по GSM-вышкам и хотспотам WiFi. Такая комбинация позволяет максимально точно определять местонахождения человека на улице и в зданиях, контролировать пробег и скорость автомобиля, но при этом экономично расходовать батарею устройства.
Приложение не просто отслеживает передвижения сотрудников и записывает историю поездок. Оно позволяет общаться с сотрудником, давать распоряжения и ставить задачи, оповещать об изменениях. Вам нужно войти в личный кабинет на любом устройстве, и через встроенный чат вы сможете отправлять мгновенные сообщения выбранному работнику.
X-GPS Трекер работает в фоновом режиме, не препятствует использованию смартфона, автоматически включается при его включении или после перезагрузки, и практически не влияет на уровень заряда батареи.
Возможности приложения для мобильного контроля сотрудников
Мобильный контроль позволяет оптимизировать организацию труда. Вы будете видеть сотрудника на интерактивной карте с точностью до 5 метров, сможете посмотреть время поездок и простоев, оценить скорость движения. Исключаются злоупотребления рабочим временем и корпоративным транспортом.
Планирование заданий
Сервис ГдеМои позволяет назначать сотрудникам задания, планировать работу на заданное время и отслеживать ее выполнение. Задачи могут быть разовыми и регулярными, также возможно интегрировать приложение с корпоративными планировщиками и перемещать задания оттуда.
Система помогает контролировать рабочий процесс – знать, где находится каждый сотрудник и чем он занят, получать информацию о выполнении задачи (фото, файлы и анкетные данные). Кроме этого, приложение подсчитывает пробег, что позволяет точнее компенсировать затраты на топливо.
Прозрачность работы в течение дня
Для удобства сотрудникам присваиваются различные статусы, например, на обеде, готов к новому заданию, занят и т.д. Список статусов создается в веб-интерфейсе, по умолчанию в приложении установлен стандартный набор, но его можно менять под конкретную задачу. Система позволяет создать любое количество списков со статусами, откуда сотрудники или диспетчер смогут выбрать нужный.
Статусы помогают эффективно распределять новые задачи. Каждый этап работы можно выделить подходящим цветом. Время пребывания в каждом статусе и порядок их смены фиксируются в специальном отчете. С помощью чата легко уточнить и прокомментировать задачу, а сотрудник всегда может отправить сообщение для выяснения непонятных деталей. Кроме этого, приложение оснащено тревожной кнопкой для подачи сигнала о помощи.
Измерение эффективности персонала
Система формирует автоматические отчеты, показывающие насколько эффективно работает сотрудник: сколько заданий сделано в срок, провалено или просрочено, сколько времени потрачено на выполнение каждой задачи. Приложение сохраняет историю поездок и всю информацию о работе каждого сотрудника. В результате вы можете контролировать загрузку персонала, рассчитывать затраты на топливо, оценивать уровень обслуживания клиентов, сравнивать производительность сотрудников, отслеживать показатели от месяца к месяцу. Для наглядности доступны понятные отчеты по заданиям, поездкам и другим параметрам.
Интеграция с корпоративными системами
Приложение интегрируется с корпоративными системами CRM и ERP, такими как AmoCRM, МойСклад, 1С, SAP и другими. Информация передается через API либо общепринятые форматы файлов, читаемые в любой системе. Доступна автоматизация выдачи заданий сотрудникам, бухгалтерский учет ГСМ по точным данным. Сервис автоматически формирует путевые листы и оптимизирует маршруты. Виджеты на сайт позволяют отслеживать статус заказа по его номеру, что удобно для клиентов компании и повышает качество обслуживания. Также возможно информировать клиентов о точном прибытии сотрудника.
Мобильное приложение для смартфона или планшета – наиболее простой и удобный способ контроля над передвижениями сотрудников, открывающий доступ к широким возможностям.
Узнайте больше об успешных практиках
по управлению работой мобильных сотрудников
Использование GPS-трекеров для персонала
В ряде случаев работу сотрудников удобнее контролировать с помощью специально предназначенных для этого устройств – персональных GPS-трекеров. Одна из лучших моделей – носимый GPS-трекер ГдеМои S30 позволяет отследить перемещение сотрудников как на выезде, так и внутри помещения. Устройство длиной в 7 см и шириной в 4 см легко помещается в карман или сумку. Оно защищено от воды и может комплектоваться чехлом из натуральной кожи для ношения прибора на поясном ремне или спецодежде. Такой GPS-маячок можно разместить и в автомобиле, подключить к «прикуривателю» – тогда можно контролировать наемных водителей или сотрудников, работающих на личных машинах.
Точность определения координат обусловлена использованием двух спутниковых систем Глонасс и GPS, а также технологией LBS, передающей информацию о примерном местоположении работника в местах без спутниковой связи. Технология A-GPS (Assisted GPS) ускоряет старт прибора после включения, поэтому система получает данные о координатах в течение 30 секунд.
Аккумулятор мощностью 1300 мАч позволяет маячку длительное время работать автономно – до 400 часов в режиме ожидания. Для отслеживания передвижений можно выбрать один из двух активных режимов трекера:
- Непрерывный – подает сигналы постоянно во время движения сотрудника, при остановке переходит в спящее состояние. Время активной работы – до 14 часов. Позволяет максимально точно показать траекторию перемещений.
- Интервальный – подает сигнал в установленные промежутки времени, остальное время находится в режиме ожидания. Период работы при подаче сигнала каждые 5 минут – до 5 суток, каждые 10 минут – до 7 суток.
Непрерывный режим
Интервальный режим
Нужно учитывать, что время работы трекера зависит от температуры окружающего воздуха и уровня сигнала сети. Световой индикатор покажет, что маячок нуждается в подзарядке. Вне зоны спутниковой сети устройство сохраняет информацию о передвижениях на flash-карту. Ее емкость составляет 3 Мб, что позволяет хранить до 3000 точек маршрута.
Диспетчер, наблюдающий за перемещением сотрудника, может присвоить ему статус, выбранный из списка. Например, свободен, занят, на обеде и т.д. Это позволяет быстро ориентироваться в процессе работы – в веб-интерфейсе видна карта с местоположениями работников и их статусом. При появлении новых задач их легко передать ближайшему свободному сотруднику.
Помимо функции отслеживания движения, трекер оснащен тревожной кнопкой, при нажатии на которую информация об экстренном случае поступает диспетчеру. В случае возникновения опасной ситуации подать сигнал с помощью устройства гораздо проще, чем звонить по телефону.
Сотрудник не сможет незаметно отключить GPS-трекер, так как система фиксирует каждый факт включения и отключения, а также отправляет уведомление о событии на телефон или электронную почту.
Словом, современные технологии геолокации значительно упрощают управление выездными сотрудниками, помогают сделать работу команды продуктивнее. При этом можно использовать два решения. Для торговых представителей, сервис-инженеров, курьеров служб доставки лучше подойдут мобильные приложения, поскольку они позволяют передавать списки заданий и обмениваться рабочей информацией. Для работников строительных специальностей или охранников будут практичнее персональные GPS-трекеры.
В целом, от использования GPS-мониторинга за персоналом, предприятия получают комплексную выгоду включая повышение скорости работы команд, прозрачное управление, достоверную отчетность о выполненной работе и расходах на ГСМ. Руководители меньше тратят времени на планирование и контроль работы, и могут фокусироваться на основных бизнес-задачах.
