Почему управляющим компаниям и коммунальным службам сейчас особенно сложно обойтись без автоматизированного контроля сотрудников ЖКХ, уборщиков и ремонтных бригад? Причина — одновременно высокие требования к обработке жалоб и недовольство жителей по работе управляющих компаний. Что необходимо для быстрого и качественного закрытия обращений? Система распределения заявок и мониторинг сотрудников. Рассказываем, как взять под контроль работу всех элементов ЖКХ с помощью GPS.
Контроль сотрудников ЖКХ, уборщиков и транспорта: с чего начать
Управляющие компании и коммунальные службы обязаны организовать свою работу таким образом, чтобы оперативно реагировать на заявки жителей многоквартирных домов. Кроме срочного закрытия заявок также необходимо соблюдать сроки выполнения регулярных работ по ремонту и содержанию общего придомового имущества. Стоит отметить, что система для контроля сроков и качества — это уже не просто дополнительный инструмент, это необходимость для выполнения требований законодательства. Обработка заявок строго регламентирована Постановлением Правительства РФ №416. С чего же начать автоматизацию работы? С мониторинга сотрудников ЖКХ и внедрения системы распределения заявок.
GPS-мониторинг мобильных сотрудников ЖКХ
Уборщики, сантехники, электрики и другие мобильные сотрудники сферы ЖКХ проводят много времени на местах проведения коммунальных работ. Как диспетчер может убедиться в том, что многочисленный персонал действительно работает, а не занимается своими делами? Звонить или просить отправить фотографии после уборки? Нет, предлагаем начать с самого простого инструмента контроля — отслеживания местоположения. Далее мы будем рассматривать все решения для ЖКХ на примере сервиса ГдеМои.
Система GPS-мониторинга ГдеМои для диспетчера или руководителя и мобильное приложение для сотрудников помогут прозрачно контролировать работу в сфере ЖКХ. Диспетчер сможет наблюдать за пешими работниками или водителями. Малейшие отклонения от маршрута, поездки «по своим делам», возможные опоздания — отслеживаются по GPS и тотчас выводятся на экран в виде уведомлений.
Такую систему практически невозможно обмануть — все действия и перемещения персонала не просто видны в реальном времени, но и сохраняются в истории системы мониторинга. Уже сам факт подобного контроля повышает дисциплину персонала. Разъездные сотрудники управляющих компаний и коммунальных служб будут строго придерживаться графика посещений и не будут отвлекаться на дополнительный заработок в рабочее время.
В чем еще преимущество понимания местоположения сотрудников? В случае экстренной заявки, которую необходимо выполнить здесь и сейчас, диспетчер сможет быстро подобрать ближайшего работника с необходимыми компетенциями, чтобы тот приступил к выполнению задания в кратчайшие сроки. Скорость — решающий фактор в распределении заявок на устранение аварийных ситуаций. Особенно, если учесть тот факт, что на локализацию аварийных повреждений внутридомовых инженерных систем ЖКХ дается всего 30 минут согласно законодательству.
Система распределения и контроля заявок
Достаточно ли одного отслеживания местоположения сотрудников, чтобы укладываться в сроки и обеспечивать высокое качество обслуживания? Возможно. Но огромный процент ручной работы рано или поздно приведет к потере важной информации, хаосу и снижению скорости реагирования на заявки жителей. Как следствие, неудовлетворенность клиентов будет только расти.
Разрозненные источники обращений, большое количество уборщиков, сервисных специалистов и непосредственно объектов, которые необходимо обслуживать, — здесь не обойтись без систематизации рабочих процессов в одной программе. При разработке решения для управления мобильными сотрудниками мы понимали, что помимо отслеживания местоположения нам необходимо предоставить возможность распределения и контроля выполнения заявок.
Чтобы поставить работу с заявками на поток и синхронизировать работу между диспетчерами и выездными сотрудниками, воспользуйтесь инструментом «Задания» в системе GPS-мониторинга ГдеМои.
Задания избавят вас от трудоемкой работы с заявками и поиска необходимой информации в мессенджерах, почте или записи телефонных разговоров. С системой GPS-мониторинга вы сможете организовать коммуникацию по заявкам и контролировать работу сотрудников в одном месте — быстро и удобно. Вся необходимая информация будет всегда под рукой диспетчера.
Отправляйте поручения прямо в мобильное приложение вашим сотрудникам. В системе мониторинга вы создаете задание для конкретного работника, а он сможет смотреть их на своем смартфоне. Так уборщики или ремонтные бригады будут всегда в курсе, какие адреса им необходимо посетить в течение дня и какие заявки выполнить.
Диспетчер может менять список задач или исполнителя в любой момент. Например, если кто-нибудь из персонала не смог выйти на работу, а регулярные задачи никуда не делись и необходимо быстро перераспределить нагрузку. Достаточно просто изменить исполнителя в системе GPS-мониторинга — система «подскажет» на кого переназначить задачу в зависимости от местоположения и нагрузки сотрудника.
Сервис ГдеМои позволяет вам создавать разовые и регулярные задания для персонала. Первые необходимы для закрытия срочных заявок от жителей — например, вы отправляете сантехнику приоритетное задание на отключение подачи воды в случае аварии. Регулярные же задания используются для проведения регламентных работ. Так, например, вам достаточно один раз составить график для всех уборщиков и больше не возвращаться к этому рутинному действию. Это намного удобнее, чем ежедневно отправлять каждому сотруднику сообщение с адресами, где нужна уборка.
Оптимизация ручного труда позволит диспетчерам не отвлекаться на распределение повторяющихся заданий, а сконцентрироваться на срочных заявках и контроле выполненных работ.
Контроль выполненных заданий
После распределения заявок между сотрудниками ЖКХ необходимо проконтролировать качество выполненных заданий. Для этого не нужно ходить по объектам после уборщиков или ждать жалобы от жителя многоквартирного дома. В системе GPS-мониторинга ГдеМои все этапы выполнения заявки отслеживаются в онлайн-режиме, а качество выполненных работ можно определить с помощью мобильных форм и автоматических ответов.
Мобильная форма: подтверждаем выполнение задания
Мобильная форма — это электронный документ в смартфоне сотрудника, с помощью которого он может быстро и удобно отчитываться о проделанной работе. Без заполнения бумаг, звонков или сообщения в мессенджерах. Для руководителя мобильная форма в системе ГдеМои — это конструктор, который легко адаптируется под ваши задачи.
Как правило формы включают в себя следующие элементы:
- текстовое поле,
- выбор из списка одного или нескольких вариантов,
- фотографии,
- дату и время.
Например, для контроля работы уборщиков достаточно включить в форму выбор из списка по формату чек-листа, фотоотчет, а также дату и время.
Чтобы отчитаться о выполненном задании, сотруднику необходимо перейти в карточку задания в мобильном приложении и заполнить форму. После того, как он заполнит все поля и приложит фотографии, останется только в один клик отправить форму диспетчеру или руководителю.
Автоматические отчеты: анализируем эффективность работы ЖКХ
После оптимизированного распределения заявок между сотрудниками, а также контроля качества и соблюдения сроков, останется только проанализировать эффективность работы и определить точки роста.
С системой GPS-мониторинга ГдеМои вашим сотрудникам не придется тратить время на составление отчетов или их тщательную проверку. Вам достаточно один раз определить необходимые данные, которые вы хотите отслеживать, а система самостоятельно покажет результаты работы отдельного работника, отдела и управляющей компании или службы ЖКХ в целом. Можно выбрать отчетность за любой период и с необходимой регулярностью. Отчеты будут формироваться автоматически и при необходимости приходить на почту в любом удобном для вас формате.
Контроль транспорта ЖКХ
Сфера деятельности ЖКХ приходится на обеспечение благоустройства домов и придомовых территорий, а также на поддержание дорог в соответствующем состоянии. Поэтому в «арсенале» управляющих компаний находятся не только выездные сотрудники, но и грузовые машины и спецтехника. Мы не можем пропустить контроль автопарка, ведь от его работы и состояния также зависит качество обслуживания.
После подключения автопарка ЖКХ к системе GPS-мониторинга ГдеМои вы сможете:
- отслеживать местоположение, пробег, качество вождения,
- оптимизировать маршруты,
- контролировать расход топлива.
С дополнительными датчиками функционал станет шире — более детальный контроль топлива и пресечение сливов, контроль работы механизмов спецтехники и удаленное чтение данных с CAN-шины. Разберем некоторые возможности подробнее.
GPS-мониторинг транспорта
Если диспетчер может отслеживать местоположение сотрудников с помощью мобильного приложения, то для наиболее эффективного контроля транспорта необходимы GPS-трекеры и в некоторых случаях дополнительные датчики. С помощью них диспетчер сможет в режиме онлайн смотреть, где находится рабочий автомобиль, соблюдают ли сотрудники маршрут и не используют ли транспорт в своих целях. Все передвижения сохраняются в истории поездок.
Для дополнительного контроля можно настроить геозоны — если водитель покинет разрешенную территорию или съедет с установленного маршрута, то система мониторинга тут же уведомит вас о об этом. Вы получите сообщение на телефон или email с координатами нарушения. Это позволит избежать проволочки с выполнением заданий, исключить «левые рейсы» и сэкономить топливо.
Датчики слива топлива: контроль ГСМ
В любой компании, где есть транспортные средства, есть риск слива топлива. Эта проблема сказывается и на бюджете организации, и на состоянии транспортных средств. Повышенная нагрузка на коммунальную технику и автомобили, несогласованное использование транспорта в личных целях и махинации с топливом снижают срок службы автопарка.
Сервис ГдеМои дает возможность проанализировать, какая причина лежит в высоком расходе топлива. Для этого вам доступна информация обо всех деталях работы автопарка:
- история поездок,
- соблюдение маршрутов и графиков,
- реальный пробег,
- объем заправок, точный расход топлива и факты сливов,
- качество вождения.
Установите GPS-трекеры и датчики уровня топлива, чтобы обеспечить максимальный топливный контроль в ЖКХ. В системе GPS-мониторинга вы будете получать уведомления о заправках и сливах в режиме онлайн.
Датчики уровня топлива получают высокоточные данные об уровне горючего в баке, а вместе с возможностями системы GPS-мониторинга позволяют:
- фиксировать заправки и сливы топлива,
- распознавать неполные заправки и незначительные сливы,
- выявлять факты слива дизельного топлива через «обратку».
В системе можно легко сверять расходы с фактическими заправками и нормами потребления. Отчеты по всем необходимым параметрам формируются автоматически — точно так же, как и для эффективности работы мобильных сотрудников.
Контроль работы спецтехники
В распоряжении управляющих компаний и служб ЖКХ также находится и разнообразная спецтехника. Обычно, она используется на пике своей загрузки и при самых разных погодных условиях. Без дополнительного контроля и гарантии, что сотрудники не используют технику в своих целях, есть высокая вероятность преждевременного износа деталей и повышенного расхода топлива.
Круглосуточный мониторинг местонахождения и параметров работы техники позволит добиться оптимальных условий эксплуатации. Вместе с системой GPS-мониторинга вы сможете:
- контролировать местонахождение и передвижение техники в режиме реального времени,
- отслеживать эксплуатацию коммунальной техники в нерабочее время,
- получать уведомления о выезде из разрешенной геозоны и работе спецтехники за пределами согласованных площадок,
- смотреть отчеты о фактическом времени работы механизмов по моточасам.
GPS-мониторинг ГдеМои для контроля работы ЖКХ
Настройте прозрачный контроль работы уборщиков, сотрудников ЖКХ, ремонтных бригад и автопарка вашей управляющей компании. С системой мониторинга ГдеМои вы сможете автоматизировать рутинные задачи, вовремя реагировать на заявки и обеспечивать высокое качество обслуживания.
Если вы готовы внедрить систему распределения заявок, контроль сотрудников и мониторинг транспорта ЖКХ, но у вас остались вопросы, обратитесь к нашим специалистам за бесплатной консультацией. Мы всегда рады помочь.
