В процессе работы мобильные сотрудники получают информацию, которую важно быстро отправить в офис. Например, фото/видео объекта, файл с заказом, подпись клиента.
Для решения таких задач, мы расширили функциональность электронных форм в заданиях. Теперь в систему мониторинга ГдеМои можно передавать фото, файлы и электронные подписи.
Кому пригодится передача файлов?
Курьер или водитель могут отправить руководству фото, зафиксировав состояния груза. Получить подпись клиента о получении посылки.
Мерчендайзер сможет в пару касаний отправить фотографии аккуратно разложенной продукции или зафиксировать нарушения выкладки товара.
Торговый представитель может принять заказ у клиента в виде XLS-файла и оперативно переслать его супервайзеру и руководителю для рассмотрения.
Работник сервисной службы сможет отчитаться о качестве выполненной работы и зафиксировать на фото состояние объекта до начала работ.
Передача файлов оптимизирует работу сотрудников в офисе и “в полях”:
- Выездные сотрудники тратят меньше времени и сил на бумажную отчетность. Заполнить форму о выполненной работе и прикрепить необходимые документы можно в несколько касаний с телефона или планшета.
- Информация моментально доходит до руководства и коллег в офисе. Так компания сможет увеличить количество успешно выполненных задач, избежать нарушений со стороны сотрудников и быстро решить спорные моменты на месте.
- Супервайзер и оператор могут быстро реагировать на внештатные ситуации, изменять маршруты и графики работ.
- Руководство оценивает проделанную работу за любой выбранный период времени. Вся информация по каждому заданию хранится в системе до 3 лет.
Как начать использовать формы?
Руководитель или супервайзер назначает в системе мониторинга задание для мобильного сотрудника. В рамках которого создает электронную форму, для удобства отчетности. Одно или несколько полей формы могут предлагать исполнителю прикрепить изображение, файл или электронную подпись.
Во время или после выполнения задания, сотрудник с телефона или планшета заполняет форму и прикрепляет необходимые фотографии, файлы, электронные подписи.
Изображение
Поле с возможностью прикрепить изображение может быть в любом месте формы. Например, в конце, где от сотрудника требуется прикрепить фотографии начала и конца работ.
Сколько фотографий сотрудник сможет прикреплять к форме также решает супервайзер. От одной до шести фотографий в ряд, а рядов можно сделать сколько угодно.
Так, например, монтажник может быстро отчитаться об установке электрооборудования – информация поступает в офис мгновенно.
Файл
В поле для прикрепления можно разместить файл любого формата будь то текстовый документ, электронная таблица, видео и многое другое.
Так, например, торговому представителю может пригодится эта функция для передачи товарных накладных, договоров или сформированных заказов.
Прикрепить можно до шести файлов в одно поле. При необходимости прикрепить большее число файлов — создайте еще одно поле.
Электронная подпись
Эта функция позволяет расписаться пальцем на экране мобильного устройства прямо в рамках формы сотрудника.
Например, клиенту удобно будет заверить электронной подписью свой заказ у торгового представителя.
Курьер может попросить заказчика поставить подпись в качестве подтверждения доставки посылки.
Получаем и анализируем данные “из полей”
Чтобы проанализировать результаты выполненного задания, руководителю достаточно открыть браузер форм, выбрать нужную форму и посмотреть, например, прикрепленные файлы, изображения или подписи.
Также всю информацию о заполненной форме можно получать на e-mail или по SMS.
Если к форме прикреплены фотографии или подписи, их можно просмотреть в pdf-формате.
С помощью электронных форм вы можете ставить четкие задачи и получать обширную информацию о каждом задании в удобном формате. Этот инструмент доступен клиентам на тарифных планах “Деловой+Задания” и “Корпоративный”.
Чтобы узнать больше о новой функции или ознакомиться со всеми возможностями системы ГдеМои — обратитесь в службу технической поддержки.
