Азовская кондитерская фабрика (АКФ) — известный российский производитель натуральных кондитерских изделий. Компания существует на рынке уже больше 20 лет и в день выпускает 250 тонн готовой продукции. Как и любой крупный представитель ритейла, АКФ столкнулась с классическими проблемами отрасли.
Читайте в нашем кейсе, как лидер в своем сегменте автоматизировал работу с торговыми представителями, стал отслеживать эффективность их работы и за счет этого увеличил продажи.
Широкая сеть торговых представителей требовала новых рабочих процессов
С ростом производства сеть торговых представителей АКФ становилась больше. По всей стране работает 15 отделов с региональными координаторами — в общей сложности 300 человек. Всего они обслуживают 4800 клиентов компании.
Вручную координировать работу такого количества человек сложно. Руководители тратили большое количество времени на планирование, постановку заданий и контроль. Сотрудники же — на заполнение бумажных отчетов.
Также при таком подходе рабочие процессы были непрозрачными: у супервайзеров АКФ не было представления, чем занимаются торговые представители и посещают ли они торговые точки. Сотрудников подозревали в недобросовестности, но инструментов, чтобы быстро проверить достоверность отчетов, не было.
Раньше некоторые сотрудники могли «схитрить» — провести презентацию заочно, письмом на электронную почту или по телефону.
Азовская кондитерская фабрика
Азовская кондитерская фабрика решила полностью автоматизировать процессы как для руководителей, так и для сотрудников.
Мобильное приложение для сотрудников:
простое решение классических проблем ритейла
Наладить прозрачную работу торговых представителей АКФ решили с помощью приложения X-GPS Трекер. Выбор в пользу мобильного приложения очевиден. Оно не требует дорогого специального оборудования и длительного погружения сотрудников в работу — во многих компаниях уже используют корпоративные смартфоны.
Назначение заданий: быстро и удобно
Руководителю больше не нужно звонить или сообщать о поручениях на день через мессенджеры каждому сотруднику. Теперь это делается в одном месте и с удобным интерфейсом — в системе GPS-мониторинга ГдеМои. Ежемесячно Азовская кондитерская фабрика назначает и контролирует 161 000 заданий для торговых представителей.
Супервайзер может добавлять как разовые, так и повторяющиеся задания прямо в системе. Карточку задания легко заполнить: нужно просто указать точку на карте или скопировать нужный адрес из встроенной клиентской базы. Дальше он закрепляет задания за ответственными сотрудниками. Если возникнет необходимость, задание можно легко переназначить на свободного коллегу.
Задачи можно отобразить на карте, на временной шкале, в привязке к сотрудникам и в виде таблицы. Это помогает координаторам торговых представителей проще воспринимать загрузку сотрудников и планировать работу.
Контроль работы торговых представителей
Местоположение и история перемещений
С X-GPS Трекером руководители наблюдают за перемещением и работой персонала: где находится каждый сотрудник, что делает, сколько времени провел у клиента и в пути. Местоположение и статус торгового представителя отображаются в системе мониторинга в режиме онлайн — супервайзер видит, что сотрудник уже на рабочем маршруте, а не ездит по своим делам.
Выполнение задания
Чтобы закрыть задание, торговому представителю АКФ нужно заполнить обязательный опросник внутри приложения и добавить следующую информацию:
- статус клиента,
- фото выкладки,
- фото ценника, чтобы подтвердить, что это именно нужный клиент.
Автоматизированные отчеты
Руководитель отдела продаж не контролирует каждый визит онлайн. Он смотрит отчеты: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. В них отображается картина по отделу или сотрудникам: список посещенных мест за период, заполненные формы и фото выкладки. Такие отчеты создаются автоматически.
Это помогает не только отслеживать эффективность, но и контролировать торговых представителей. Именно отчеты помогли обнаружить махинации с визитами. Так, сотрудники переставляли время на планшете, чтобы замаскировать опоздания — но в отчетах данные не сходились. После того, как этот момент стал очевидным, манипуляции с отметками времени прекратились.
Как кнопка SOS превратилась в функцию «Отметиться»
Азовская кондитерская фабрика — давний клиент ГдеМои, и наш сервис развивался вместе с ними. До обновления торговые представители АКФ отмечали посещение точки с помощью кнопки SOS. Руководитель получал от сотрудника уведомление с геолокацией и понимал, что визит состоялся и задание выполнено.
Мы решили усовершенствовать этот процесс для отдела продаж. Так появилась функция «Отметиться». Работник «в полях» с мобильного устройства сообщает о выполненном задании, своем местоположении и подкрепляет результат фотографией и формой.
Сотруднику достаточно нажать одну кнопку, чтобы быстро отчитаться о выполненном задании и не тратить время на заполнение лишних бумаг.
Сколько времени потребовалось на внедрение
АКФ начала подключение сервиса с 15 мобильных устройств для одного отдела. За первый месяц мы провели обучение с сотрудниками и настроили смартфоны для оптимальной работы под конкретные задачи клиента.
После тестирования потребовался еще месяц, чтобы подключить все оставшиеся отделы с 290 торговыми представителями, а также интегрировать приложение с внутренней системой логистики. На подключение и обучение 300 сотрудников потребовалось 2 месяца.
Управление мобильными сотрудниками: что изменилось после автоматизации процессов
Наглядно показываем, с помощью каких инструментов мобильного приложения X-GPS Трекер можно решить распространенные проблемы в управлении выездных сотрудников.
Неэффективное планирование рабочего дня
Нет понимания, чем занят сотрудник, где и почему он находится, выезжает он по работе или по своим делам.
- Задания для сотрудников в приложении.
- Подтверждение визита торговой точки по геолокации.
- Оптимизация маршрута исходя из списка заданий.
Недостоверные данные в отчетах
Нет полной картины, насколько качественно торговые представители выполняют свою работу. Большая вероятность того, что отчеты не соответствуют действительности.
Нет инструмента, с помощью которого это можно проверить.
- «Живые» фотографии с торговой точки — нельзя подгрузить снимки из галереи.
- Заполнение опросника на торговой точке — без заполненных ответов на вопросы задание не будет закрытым.
- Автоматизированные отчеты для руководителей — отправляются ежедневно, еженедельно и ежемесячно.
Неконтролируемый расход ГСМ
Сотрудники ездят на своих автомобилях, компания компенсирует расходы на бензин. Нет возможности отследить, оплачены плановые визиты или личные дела сотрудников.
- Контроль топлива и компенсация расходов на основе пробега и истории маршрутов, а не чеков с АЗС.
ГдеМои для вашей компании
С помощью решения ГдеМои команда Азовской кондитерской фабрики смогла сделать работу с торговыми представителями удобной, прозрачной и автоматизированной. Сотрудники не тратят время на бумажные отчеты и всегда знают, что им нужно делать. А руководство компании видит полную и достоверную картину в «полях».
Узнайте больше о решении для управления мобильными сотрудниками на нашем сайте или свяжитесь с нашими менеджерами любым удобным способом. Позвоните по телефону 8 800 3333 101 или напишите на почту info@gdemoi.ru, чтобы получить бесплатную консультацию.
